MASALAH KOMUNIKASI ORGANISASI BESERTA SOLUSINYA

1. Pengertian

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Organisasi adalah perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu. Organisasi biasanya memanfaatkan suatu sumber daya tertentu misalnya lingkungan, cara atau metode, material, mesin, uang, dan beberapa sumberdaya lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.

Komunikasi Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.

Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

2. Jenis Komunikasi Organisasi

> KOMUNIKASI INTERNAL

Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].

Tiga dimensi komunikasi internal :

    1. Komunikasi Vertikal

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

” Downward Communication “ komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

    2. Komunikasi Horisontal

komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

    3. Komunikasi Diagonal [CROSS COMMUNICATION]

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

> KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.

3. Hal-hal yang dapat menyebabkan timbulnya masalah komunikasi dalam kelompok

1. Masalah dalam Mengembangkan pesan

Sumber masalah dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan seperti munculnya keraguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan. Jika sesorang menglami keraguan dalam menyampaikan suatu pesan maka ada keendrungan seseorang akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan pesan lebih lanjut. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, proses komunikasi akan dimulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang berkelanjutan.

2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan

Masalah yang paling jelas disini adalah faktor fisik seperti kesalahan pada sambungan kabel pada sound system, kualitas suara yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam, salinan surat yang tak terbaca dan lain-lain. Masalah lain dalam menyampaikan suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda. Masalah serupa juga akan muncul jika pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang.

3. Masalah dalam Menerima Pesan

Masalah yang muncul dalam menerima suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lamou yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Masalah lain juga bisa muncul akibat kondisi kesehatan yang kurang baik.

4. Masalah dalam Menafsirkan Pesan

Masalah yang muncul dalam menafsirkan isi pesan disebabkan oleh beberapa hal yaitu :

·         Perbedaan Latar Belakang Bila pengalaman hidup penerima secara mendasar berbeda dengan pengirim pesan, komunikasi menjadi semakin sulit. Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, latar belakang budaya, tempramen, kesehatan, popularitas ataupun agama dapat mempersulit atau mengganggu proses komunikasi.

·         Perbedaan Penafsiran Kata Perbedaan penafsiran kata sering terjadi karena majemuknya latar belakang budaya yang ada.

·         Perbedaan Reaksi Emosional Seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dapat diterima di suatu kondisi akan dapat membingungkan dalam situasi yang berbeda. Hal ini tergantung pada hubungan emosional antara penerima dengan pengirim pesan. Setiap pesan paling tidak mengandung dua hal yaitu dalam artian isi yang berkaitan dengan subjek suatu pesan dan dalam artian hubungan yang memberikan sifat suatu interaksi antara pengirim dan penerima pesan.

Adapun Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1.      Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.      Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.      Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

1.      Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.

2.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1.      Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2.      Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

3.      Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

4.      Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas.

5.      Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6.      Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

7.      Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).

Adapun Masalah komunikasi dalam Organisasi Perusahaan di Bidang Teknik Sipil

Miss komunikasi adalah Kesalahan pengertian sehingga menghasilkan respon yang berlawanan dengan tujuan atau maksud yang diharapkan. Mis Communication akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan atau misi yang hendak di capai.

Salah satu contoh dari miss komunikasi adalah saat kita sedang berbicara dengan seorang teman tentang suatu topik, tapi ternyata teman kita memberi respon tentang topik yang lain yang akhirnya malah membuat kita bingung sendiri apa sebenarnya yang sedang kita bicarakan.

 Contoh Kasus

PT Wika, bergerak dalam bidang pembangunan, mengalami permasalahan antara perusahaan dengan karyawan. Permasalahan ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication antara atasan dengan karyawannya. Adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan.

Perusahaan manapun pasti pernah mengalami permasalahan internal. Mulai dari tingkat individu, kelompok, sampai unit. .Mulai dari derajat dan lingkup permasalahan yang kecil sampai yang besar. Yang relatif kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antarkaryawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di kalangan manajemen.

Contoh lainnya dari permasalahan yang relatif besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa ikuti berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak permasalahan dalam bentuk demonstrasi danpemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya kompensasi, kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak asasi manusia karyawan.

3. Solusi Mengatasi Masalah Komunikasi Organisasi di Bidang Teknik Sipil

Di dalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan antara individu akan sering terjadi. Permasalahan yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi masalah dalam perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan demo. Sehingga untuk mensiasati masalah ini bisa dilakukan dengan berbagai cara:

1. Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.
2. Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancar dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan.
3. Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yangkurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.

Adapun Beberapa cara Mengatasi Masalah Komunikasi Organisasi

1.      Usaha-usaha Untuk Mengatasi Hambatan Komunikasi

 

            Ada hambatan dalam berkomunikasi tentunya juga ada usaha untuk mengatasi hambatan-hambatan komunikasi tersebut. Citrobroto (1982) mengemukakan beberapa cara untuk mengatasi hambatan dalam berkomunikasi, diantaranya :

a.       Belajar dan Berlatih, yaitu belajar mengenai teorinya kemudian mempraktekkannya. Belajar dan berlatih untuk menjadi pembicara sekaligus pendengar yang baik.

b.      Memperdalam hubungan kemanusiaan, yaitu mempelajari tentang etiket. Dalam memperdalam hubungan kemanusiaan ini yang diiperlukan adalah sikap simpatik, muka manis, tidak sombong, rendah hati, dan cukup tegas dalam melakukan sesuatu.

c.       Memahami sistem sosial, baik komunikator maupun komunikan harus dapat memahami kondisi sosial lawan bicaranya. Hal ini perlu karena bila pembicara kurang memahami sistem sosial, maka pembicaraannya tidak dapat tepat, demikian pula si pendengar, bila kurang memahami si pembicara tidak akan menangkap dengan tepat.

d.      Positive thinking, yaitu mencoba untuk selalu berpikir secara positif. Hal ini dimaksudkan untuk menghilangkan prasangka yang sering menjadi penghambat dalam berkomunikasi.

e.      Menggunakan media komunikasi yang tepat, pemanfaatan media yang tepat akan memperlancar jalannya komunikasi, karena komunikasi kurang bermakna jika hanya dengan kata-kata belaka. Pemilihan media tentunya juga disesuaikan dengan tema atau topic pembicaraan.

f.        Menggunakan bahasa yang dipahami oleh komunikator dan komunikan, pemilihan bahasa yang tepat ini dimaksudkan untuk menghindari gangguan semantik yang menjadi penghambat komunikasi.

g.       Jarak fisik, semakin dekat dengan lawan bicara maka akan semakin baik. Komunikasi akan efektif jika dilakukan secara bertatap muka antara komunikator dengan komunikan.

Sedangkan menurut Gitisudarmo dan Sudito (1997:216), untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam komunikasi dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a.       Meningkatkan umpan balik, untuk mengetahui apakah pesan atau informasinya sudah diterima, dipahami, dan dilaksanakan atau tidak.

b.      Empati, penyampaian pesan disesuaikan dengan keadaan penerima.

c.       Pengulangan, untuk menjamin bahwa pesan dapat dimengerti.

d.      Menggunakan bahasa yang sederhana, agar setiap orang dapat memahami isi pesan yang disampaikan.

e.      Penentuan waktu yang efektif, pesan disampaikan pada saat penerima siap mendengarnya.

f.        Mendengarkan secara efektif, sehingga komunikasi antara bawahan dan atasan dapat berlangsung secara baik.

g.       Mengatur arus informasi, komunikasi harus diatur mutunya, jumlahnya, dan cara penyampaiannya.

2.       MENGATASI MASALAH KOMUNIKASI &KONFLIK ORGANISASI

Berkomunikasi dalam organisasi. paparan berikut ini membahas secara teknis bagaimana menciptakan iklim komunikasi yang kondusif di dalam organisasi.

•    pertama, pimpinan organisasi mesti menciptakan kedekatan hubungan dengan orang-orang yang dipimpinnya. kedekatan ini akan menimbulkan kepercayaan. dan kepercayaan berlanjut pada komunikasi yang baik. semestinya ini tidak perlu, karena siapapun atasan atau bawahan kita dalam organisasi semestinya kita percaya dan komunikatif dengan sendirinya. masalahnya adalah, di Indonesia, terutama untuk organisasi yang sangat berbasis kekeluargaan/pertemanan, segala hal diawali dengan “kedekatan personal”.

•    kedua, jangan terlalu serius bekerja dalam organisasi. manusia perlu rehat, baik secara fisik maupun secara batin. dan untuk itulah adanya kegiatan refreshing dalam berorganisasi. kalau di perusahaan, biasanya refreshing ini berupa jalan-jalan berwisata ke luar kota. kalau untuk organisasi kecil, bolehlah diselenggarakan pesta ulang tahun kecil-kecilan atau makan malam bersama setelah pulang kerja. justru dengan adanya refreshing seperti ini, canda tawa bisa mengalir mengisi obrolan-obrolan tidak penting.

•    ketiga, bentuk media yang tepat untuk saling bersuara, dari hati ke hati. entah dalam curhat session satu-dengan-satu-orang, atau dengan forum bersama di mana semua pihak/bidang/bagian dapat meluangkan isi hatinya. baik mengenai pekerjaan, kerja sama dan terutama tentang hubungan interpersonal. sebab munculnya masalah komunikasi belum tentu karena tidak ada iktikad untuk berkomunikasi, melainkan bisa jadi medium yang tepat untuk memfasilitasnya saja yang belum ada.

Sebenarnya banyak cara yang dapat dilkukan untuk mengatasi konflik yang terjadi di tempat kerja. Berikut ini adalah cara-cara mengatasi konflik di tempat kerja.
Hindari sumber konflik
Setelah kita berhasil mengidentifikasi indikator konflik maka sedapat mungkin kita harus menjauhkan atau menghindari sumber konflik.

1)      Netralisasi sikap
Bahwa sikap memihak pada salah seorang atau golongan yang sedang berselisih akan mempertajam perselisihan konflik tersebut. Maka sikap yang paling tepat adalah netral atau tidak memihak dan bahkan diusahakan untuk menjadi mediator di dalam mengatasi konflik tersebut.

2)      Mengubah sikap
Kemungkinan terjadinya konflik dapat disebabkan oleh sikap salah seorang anggota kelompok atau organisasi yang dirasa tidak tepat oleh anggota/kelompok lain. Jika hal ini terjadi maka kita harus cepat dan tanggap untuk mengubah sikap kita.

3)      Mengurangi perbedaan yang ada
Salah satu penyebab terjadinya konflik adalah
karena adanya perbedaan pandangan atau kepentingan diantara anggota organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu kita harus berupaya untuk mengurangi adanya perbedaan-perbedaan tersebut, dan bahkan sedapat mungkin mengubah perbedaan tersebut menjadi sinergi yang akan mendorong tercapainya tujuan organisasi.

4)      Memecahkan masalah bersama-sama
Suatu masalah akan dapat diatasi dengan baik, jika semua elemen atau pihak yang berada dalam organisasi tersebut dilibatkan dan berpartisipasi untuk mengatasi permasalahan atau konflik yang terjadi. Oleh karena itu kita harus menghindari terjadinya konflik di tempat kerja, bahkan indikasi konflik hendaknya diusahakan untuk diubah menjadi kerja sama.

Daftar Pustaka :

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/masalah-komunikasi-dalam-organisasi/

https://dhogerz.wordpress.com/2010/10/21/komunikasi-dalam-organisasi/

https://ipmmamzapo.wordpress.com/2012/10/28/cara-mengatasi-masalah-komunikasi/

http://komunikasio.blogspot.co.id/2011/09/usaha-usaha-untuk-mengatasi-hambatan.html

http://andreanwilianto12.blogspot.co.id/2012/09/masalah-komunikasi-kelompok.html

https://aliajah.wordpress.com/2013/03/19/pengertian-organisasi-secara-umum-dan-pengertian-organisasi-menurut-para-ahli/