1. Pengertian
Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya,
komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh
kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya,
komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan,
menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat
bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.
Organisasi adalah perkumpulan
atau wadah bagi sekelompok orang untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin
untuk tujuan tertentu. Organisasi biasanya memanfaatkan suatu sumber daya
tertentu misalnya lingkungan, cara atau metode, material, mesin, uang, dan
beberapa sumberdaya lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.
Komunikasi Organisasi merupakan bentuk
pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi
tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan
yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi
melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima,
menafsirkan, dan bertindak atas informasi.
Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal
dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi
itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa
cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang
harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa
pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang
disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.
Komunikasi organisasi
serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran
gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam
struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan
vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.
Tujuan komunikasi
dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian
(mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka
referensi, maupun dalam pengalaman.
2. Jenis Komunikasi Organisasi
> KOMUNIKASI INTERNAL
Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri.
Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam
suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
[operasi dan manajemen].
Tiga dimensi komunikasi internal :
1.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan
dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
” Downward Communication “ komunikasi
atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi,
penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf
memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan.
2. Komunikasi
Horisontal
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota
staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.
Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering
timbul rumours, grapevine, gossip.
3.
Komunikasi Diagonal [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai
seksi/bagian lain.
> KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan
khalayak audience di luar organisasi.
3. Hal-hal yang dapat menyebabkan
timbulnya masalah komunikasi dalam kelompok
1. Masalah dalam Mengembangkan pesan
Sumber masalah
dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan.
Masalah dalam mengembangkan suatu pesan seperti munculnya keraguan tentang isi
pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens,
adanya pertentangan emosional atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau
gagasan. Jika sesorang menglami keraguan dalam menyampaikan suatu pesan
maka ada keendrungan seseorang akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan
pesan lebih lanjut. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, proses
komunikasi akan dimulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan
membawa kegagalan yang berkelanjutan.
2. Masalah dalam
Menyampaikan Pesan
Masalah yang
paling jelas disini adalah faktor fisik seperti kesalahan pada sambungan kabel
pada sound system, kualitas suara yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam,
salinan surat yang tak terbaca dan lain-lain. Masalah lain dalam menyampaikan
suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang
saling berlawanan atau bermakna ganda. Masalah serupa juga akan muncul jika
pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang.
3. Masalah dalam Menerima Pesan
Masalah yang
muncul dalam menerima suatu pesan antara lain adanya persaingan antara
penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lamou yang kurang terang,
dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Masalah lain juga
bisa muncul akibat kondisi kesehatan yang kurang baik.
4. Masalah dalam Menafsirkan Pesan
Masalah yang muncul dalam menafsirkan isi pesan
disebabkan oleh beberapa hal yaitu :
·
Perbedaan Latar Belakang Bila
pengalaman hidup penerima secara mendasar berbeda dengan pengirim pesan,
komunikasi menjadi semakin sulit. Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin,
status sosial, kondisi ekonomi, latar belakang budaya, tempramen, kesehatan,
popularitas ataupun agama dapat mempersulit atau mengganggu proses komunikasi.
·
Perbedaan Penafsiran Kata Perbedaan
penafsiran kata sering terjadi karena majemuknya latar belakang budaya yang
ada.
·
Perbedaan Reaksi Emosional Seseorang
mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang
berbeda. Suatu pesan yang jelas dapat diterima di suatu kondisi akan dapat
membingungkan dalam situasi yang berbeda. Hal ini tergantung pada hubungan
emosional antara penerima dengan pengirim pesan. Setiap pesan paling tidak
mengandung dua hal yaitu dalam artian isi yang berkaitan dengan subjek suatu
pesan dan dalam artian hubungan yang memberikan sifat suatu interaksi antara
pengirim dan penerima pesan.
Adapun Fakor hambatan yang biasanya
terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
1. Hambatan Teknis
Hambatan
ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran
komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2. Hambatan Semantik
Gangguan
ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif.
Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat
bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan Manusiawi
Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang
dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator
maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
1. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan
persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian
informasi, dan penyaringan informasi.
2.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim
psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana
dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis,
organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi
antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang
berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki
organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai
tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat
didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit
komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi
terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu
dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses
pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk
kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif.
Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar
informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah
persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau
melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi, semua pesan
atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh
penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi,
budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang
disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
1. Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan
lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan
dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
2. Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan
gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas)
tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.
3. Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati
dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.
4. Concreteness (Konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan
bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas.
5. Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang
mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
6. Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang
sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.
7. Correctness (Ketelitian)
Pesan
hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan
ejaan yang benar (formal atau resmi).
Adapun Masalah
komunikasi dalam Organisasi Perusahaan di Bidang Teknik Sipil
Miss
komunikasi adalah Kesalahan pengertian
sehingga menghasilkan respon yang berlawanan dengan tujuan atau maksud yang diharapkan. Mis Communication
akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan atau misi yang hendak di capai.
Salah satu contoh dari miss
komunikasi adalah saat kita sedang berbicara dengan seorang teman tentang suatu
topik, tapi ternyata teman kita memberi respon tentang topik yang lain yang
akhirnya malah membuat kita bingung sendiri apa sebenarnya yang sedang kita
bicarakan.
Contoh Kasus
PT Wika,
bergerak dalam bidang pembangunan, mengalami permasalahan antara perusahaan
dengan karyawan. Permasalahan ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss
communication antara atasan dengan karyawannya. Adanya perubahan kebijakan
dalam perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun
pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa
diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil
tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada
PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan.
Perusahaan
manapun pasti pernah mengalami permasalahan internal. Mulai dari tingkat
individu, kelompok, sampai unit. .Mulai dari derajat dan lingkup permasalahan
yang kecil sampai yang besar. Yang relatif kecil seperti masalah adu mulut
tentang pribadi antarkaryawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan
tentang strategi bisnis di kalangan manajemen.
Contoh lainnya dari permasalahan
yang relatif besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita
bisa ikuti berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak permasalahan
dalam bentuk demonstrasi danpemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya
kompensasi, kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak
asasi manusia karyawan.
3. Solusi Mengatasi Masalah Komunikasi Organisasi
di Bidang Teknik Sipil
Di dalam
hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan antara individu
akan sering terjadi. Permasalahan yang sering terjadi biasanya adalah karena
masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi masalah dalam
perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk
meminimalisir dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang terjadi antara
karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah komunikasi
harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur. Karena jika
masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan demo. Sehingga untuk mensiasati
masalah ini bisa dilakukan dengan berbagai cara:
- Membentuk suatu system
informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi.
Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui
loudspeaker.
- Buat komunikasi dua arah antara
atasan dan bawahan menjadi lancar dan harmonis, misalnya dengan membuat
rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan
mengurangi masalah di lapangan.
- Beri pelatihan dalam hal
komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan
pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan
meminimalkan masalah dalam hal komunikasi Biasanya masalah timbul karena
lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi
cahaya yang kurang, atau sirkulasi yangkurang baik, dan temperature
ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang,
jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.
Adapun Beberapa cara Mengatasi Masalah Komunikasi Organisasi
Ada
hambatan dalam berkomunikasi tentunya juga ada usaha untuk mengatasi
hambatan-hambatan komunikasi tersebut. Citrobroto (1982) mengemukakan beberapa
cara untuk mengatasi hambatan dalam berkomunikasi, diantaranya :
a. Belajar
dan Berlatih, yaitu belajar mengenai teorinya kemudian mempraktekkannya.
Belajar dan berlatih untuk menjadi pembicara sekaligus pendengar yang baik.
b. Memperdalam
hubungan kemanusiaan, yaitu mempelajari tentang etiket. Dalam memperdalam
hubungan kemanusiaan ini yang diiperlukan adalah sikap simpatik, muka manis,
tidak sombong, rendah hati, dan cukup tegas dalam melakukan sesuatu.
c. Memahami
sistem sosial, baik komunikator maupun komunikan harus dapat memahami kondisi
sosial lawan bicaranya. Hal ini perlu karena bila pembicara kurang memahami
sistem sosial, maka pembicaraannya tidak dapat tepat, demikian pula si
pendengar, bila kurang memahami si pembicara tidak akan menangkap dengan tepat.
d. Positive
thinking, yaitu mencoba untuk selalu
berpikir secara positif. Hal ini dimaksudkan untuk menghilangkan prasangka yang
sering menjadi penghambat dalam berkomunikasi.
e. Menggunakan
media komunikasi yang tepat, pemanfaatan media yang tepat akan memperlancar
jalannya komunikasi, karena komunikasi kurang bermakna jika hanya dengan
kata-kata belaka. Pemilihan media tentunya juga disesuaikan dengan tema atau
topic pembicaraan.
f.
Menggunakan bahasa yang dipahami
oleh komunikator dan komunikan, pemilihan bahasa yang tepat ini dimaksudkan
untuk menghindari gangguan semantik yang menjadi penghambat komunikasi.
g. Jarak
fisik, semakin dekat dengan lawan bicara maka akan semakin baik. Komunikasi
akan efektif jika dilakukan secara bertatap muka antara komunikator dengan
komunikan.
Sedangkan
menurut Gitisudarmo dan Sudito (1997:216), untuk mengatasi hambatan-hambatan
dalam komunikasi dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Meningkatkan
umpan balik, untuk mengetahui apakah pesan atau informasinya sudah diterima,
dipahami, dan dilaksanakan atau tidak.
b. Empati,
penyampaian pesan disesuaikan dengan keadaan penerima.
c. Pengulangan,
untuk menjamin bahwa pesan dapat dimengerti.
d. Menggunakan
bahasa yang sederhana, agar setiap orang dapat memahami isi pesan yang
disampaikan.
e. Penentuan
waktu yang efektif, pesan disampaikan pada saat penerima siap mendengarnya.
f.
Mendengarkan secara efektif,
sehingga komunikasi antara bawahan dan atasan dapat berlangsung secara baik.
g.
Mengatur arus informasi, komunikasi
harus diatur mutunya, jumlahnya, dan cara penyampaiannya.
2.
MENGATASI
MASALAH KOMUNIKASI &KONFLIK ORGANISASI
Berkomunikasi dalam organisasi. paparan berikut ini membahas
secara teknis bagaimana menciptakan iklim komunikasi yang kondusif di dalam
organisasi.
•
pertama, pimpinan organisasi mesti menciptakan kedekatan hubungan dengan
orang-orang yang dipimpinnya. kedekatan ini akan menimbulkan kepercayaan. dan
kepercayaan berlanjut pada komunikasi yang baik. semestinya ini tidak perlu,
karena siapapun atasan atau bawahan kita dalam organisasi semestinya kita percaya
dan komunikatif dengan sendirinya. masalahnya adalah, di Indonesia, terutama
untuk organisasi yang sangat berbasis kekeluargaan/pertemanan, segala hal
diawali dengan “kedekatan personal”.
•
kedua, jangan terlalu serius bekerja dalam organisasi. manusia perlu
rehat, baik secara fisik maupun secara batin. dan untuk itulah adanya kegiatan
refreshing dalam berorganisasi. kalau di perusahaan, biasanya refreshing ini
berupa jalan-jalan berwisata ke luar kota. kalau untuk organisasi kecil,
bolehlah diselenggarakan pesta ulang tahun kecil-kecilan atau makan malam
bersama setelah pulang kerja. justru dengan adanya refreshing seperti ini,
canda tawa bisa mengalir mengisi obrolan-obrolan tidak penting.
•
ketiga, bentuk media yang tepat untuk saling bersuara, dari hati ke hati.
entah dalam curhat session satu-dengan-satu-orang, atau dengan forum bersama di
mana semua pihak/bidang/bagian dapat meluangkan isi hatinya. baik mengenai
pekerjaan, kerja sama dan terutama tentang hubungan interpersonal. sebab
munculnya masalah komunikasi belum tentu karena tidak ada iktikad untuk
berkomunikasi, melainkan bisa jadi medium yang tepat untuk memfasilitasnya saja
yang belum ada.
Sebenarnya banyak cara yang dapat dilkukan untuk mengatasi
konflik yang terjadi di tempat kerja. Berikut ini adalah cara-cara mengatasi
konflik di tempat kerja.
Hindari sumber konflik
Setelah kita berhasil mengidentifikasi indikator konflik maka sedapat mungkin
kita harus menjauhkan atau menghindari sumber konflik.
1) Netralisasi sikap
Bahwa sikap memihak pada salah seorang atau golongan yang sedang berselisih
akan mempertajam perselisihan konflik tersebut. Maka sikap yang paling tepat
adalah netral atau tidak memihak dan bahkan diusahakan untuk menjadi mediator
di dalam mengatasi konflik tersebut.
2)
Mengubah sikap
Kemungkinan terjadinya konflik dapat disebabkan oleh sikap salah seorang
anggota kelompok atau organisasi yang dirasa tidak tepat oleh anggota/kelompok
lain. Jika hal ini terjadi maka kita harus cepat dan tanggap untuk mengubah
sikap kita.
3)
Mengurangi perbedaan yang ada
Salah satu penyebab terjadinya konflik adalah
karena adanya perbedaan pandangan atau kepentingan diantara anggota organisasi
atau perusahaan. Oleh karena itu kita harus berupaya untuk mengurangi adanya
perbedaan-perbedaan tersebut, dan bahkan sedapat mungkin mengubah perbedaan
tersebut menjadi sinergi yang akan mendorong tercapainya tujuan organisasi.
4) Memecahkan masalah
bersama-sama
Suatu masalah akan dapat diatasi dengan baik, jika semua elemen atau pihak yang
berada dalam organisasi tersebut dilibatkan dan berpartisipasi untuk mengatasi
permasalahan atau konflik yang terjadi. Oleh karena itu kita harus menghindari
terjadinya konflik di tempat kerja, bahkan indikasi konflik hendaknya
diusahakan untuk diubah menjadi kerja sama.
Daftar Pustaka :
